Использование систем управления базами данных в управленческой деятельности. Организация баз данных в информационных технологиях

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Структура Microsoft Access

Что же касается удобства работы, оно достигается благодаря наличию основных элементов, играющих важнейшую роль при анализе и обработке данных БД. Среди главных элементов выделяют следующие:

• таблица - элемент, хранящий основную информацию в определенном формате (числовой, текстовый, графический и т. д.);
• запрос - средство обращения к связанным элементам, другим базам данных или сторонним программам;
• форма - представление информации или данных в удобном для пользователя виде;
• отчет - вывод обработанных результатов;
• макрос - исполняемый элемент, позволяющий производить определенные действия при возникновении какого-то события, создании запроса, формировании отчета;
• модуль - средства языка Visual Basic, позволяющие существенно расширить возможности программы на основе создания процедур и использования многочисленных функций.

Связь с другими программами и внешними базами данных

Как уже понятно, Access - это программа, позволяющая не только использовать собственные данные, вводимые пользователем, но и связывать их между собой. Возможности приложения таковы, что информация может быть импортирована из других приложений (FoxPro, Paradox, Excel, Word и др.). Для упрощения процедур данные можно не импортировать, а связать, причем не только с указанными программами, а и с источниками в сетевом окружении или в интернете.

Сам же процесс связывания осуществляется на основе запросов по типу того, как работают базы данных SQL (Access их тоже поддерживает).

Создание на основе шаблонов

В Access таблица является главным элементом. По внешнему виду этот компонент очень схож с таблицами Excel, однако возможности Access намного шире, а принципы работы с такими элементами имеют свои отличительные особенности.

Тем не менее создать собственную базу данных при запуске программы можно достаточно просто. После появления приветственного окна пользователю предоставляется выбор шаблонов, на основе которых и будет создана будущая структура БД в виде таблицы. Это так называемое представление Backstage. Здесь можно найти встроенные заготовки, которые пригодятся для выполнения конкретных задач, или обратиться к поиску на официальном ресурсе Microsoft, если в списке ни один из них не соответствует потребностям пользователя (хотя такое маловероятно).

База данных с нуля

Если же пользователю ничего не подошло и он хочет сделать БД самостоятельно, при создании нового файла в соответствующем меню нужно выбрать пустую базу данных. Тут стоит учесть некоторые ограничения. Например, БД для настольных ПК не поддерживают интернет-публикации, а веб-базы не согласуются с некоторыми функциями предыдущих.

Создав начальную таблицу, можно переходить к внесению данных. Обратите внимание, что данные можно вводить исключительно в смежные столбцы и строки. Также не стоит добавлять между ними пустые ячейки по типу того, как это делается в Excel. Кроме того, важнейшим условием является то, что каждый столбец должен содержать данные только одного типа, то есть, если изначально формат предусматривает использование даты и времени, информация с вычислениями на основе экспоненты, введенная в столбце, распознаваться не будет. Так что по возможности планировать таблицу нужно именно в этом ракурсе. Для упрощения работы можно использовать и специальный режим конструктора.

Нюансы импорта и связывания данных с другими источниками

Что касается импорта данных, здесь возможности у программы практически не ограничены. Главным условием является только то, что импортируемые данные должны быть разбиты по типу табличных (как таблицы в Excel или Word). Если же импорт производится, например, в текстовом варианте из «Блокнота», создать подобную структуру можно при помощи табулятора (клавиша Tab).

Можно использовать списки SharePoint, а также связывать данные для упрощения работы. Для этого применяется специальная команда на вкладке внешних данных, расположенной в группе импорта и связывания. Здесь предлагаются уже готовые решения (Excel, Word и т. д.). При выборе останется только указать расположение нужного файла, место сохранения в текущей базе данных и подтвердить выбор.

Заключение

Таково приложение Access. Программа является весьма популярной среди широкого круга пользователей, поскольку ее разработчики постарались максимально объединить в ней возможности других программных продуктов этого типа. И именно это сделало данное приложение очень гибким в настройке и автоматизированном применении большинства функций. Остается добавить, что Access - это очень мощное средство обработки данных, хотя здесь и были рассмотрены только самые начальные сведения о приложении.

Microsoft Access – программа известная довольно в узком кругу пользователей, сталкивающихся с необходимостью самостоятельно разрабатывать базы данных. И это лишь одна из функций софта. При помощи приложения, можно создавать не только классические БД, но и веб-сервисы, облегчающие работу с ними. Вся информация сохраняется автоматически и готова к совместному использованию, находясь под надежной защитой.

Бесплатные шаблоны Access позволят быстро начать работу уже после определения полей, правил и взаимосвязи между ними. Поскольку автоматизированные функции не требуют знания языка VBA, скачать Access бесплатно может даже не особо опытный пользователь. Вы легко освоитесь в программе Access , если прочете справочное руководство и будете пользоваться подсказками анимированного персонажа. В качестве дополнительной помощи мы можем предложить советы и рекомендации для знакомства с софтом, вы найдете их в отдельном разделе нашего сайта.

Назначение Microsoft Access

1. Создание СУБД для одноранговых локальных сетей.
2. Проектирование базовых объектов для двумерных таблиц с несколькими типами данных.
3. Установка связи, поддержка целостности данных, удаления записей и каскадного обновления.
4. Хранение, ввод, сортировка, просмотр, изменение и выборка сведений из проектов, используя разные средства контроля информации и аппараты логической алгебры.
5. Проведение различных операций над целыми группами записей.

Каждый выход Майкрософт Аксесс – это презентация мощных, удобных и гибких средств визуального проектирования, позволяющих без предварительной подготовки создавать полноценные базы данных на основе отчетов, запросов и таблиц.

Версии Access, выпущенные в составе Office после 2009 года, имеют уникальный ленточный интерфейс, преимущество которого в удобном расположении команд и возможности получить быстрый доступ к ним.

Мы предоставляем бесплатные ссылки, по которым можно скачать любую, актуальную на сегодняшний момент, версию MS Access. Перед установкой обязательно ознакомьтесь с системными требованиями , которые находятся в подробном описании, и сравните их с техническими возможностями вашего компьютера!

Угол экрана компьютера, на котором показан список поставщиков в базе данных Microsoft Access (изображение).

Классические базы данных - лишь одна из возможностей

Теперь с помощью Access можно создавать не только классические базы данных, но и удобные веб-приложения для работы с базами данных, которые значительно облегчают ведение бизнеса. Данные автоматически сохраняются в базе данных SQL, поэтому они надежно защищены, а приложения можно с легкостью использовать совместно с коллегами.

Шаблоны приложений

Быстро начните работу, создав персонализированное приложение либо используя набор новых и профессионально разработанных шаблонов приложений.

Шаблоны таблиц

Уже знаете, с какими данными будет работать ваше персонализированное приложение? Введите тип данных в поле "Добавление таблиц", а затем выберите нужные таблицы, чтобы быстро определить поля, правила и взаимосвязи между ними. Новое приложение будет создано за считанные минуты.

Возможности приложений

Вам больше не придется беспокоиться о том, что пользователи окажутся перегружены информацией. В приложениях автоматически создается привлекательный, удобный и единообразный интерфейс. Для ваших приложений Access использует высококачественный программный код, так что они будут действительно профессиональными.

Управление связанными элементами

Анализируя или вводя данные, пользователи могут просмотреть дополнительную связанную информацию, необходимую для понимания контекста, в базе данных на том же экране.

Управление автозаполнением

Вводить данные можно намного проще и с меньшим количеством ошибок благодаря раскрывающимся меню и рекомендациям, которые появляются после начала ввода данных. Поиск позволяет находить взаимосвязи между записями в различных таблицах.

Приложения для развертывания SharePoint

Вы можете легко управлять приложениями службы Access и отслеживать работу с ними через веб-сайт SharePoint организации с помощью служб Access с SharePoint Online или локальным сервером SharePoint Server 2013. SharePoint поддерживает возможность многопользовательского доступа и управления разрешениями, а также помогает контролировать использование приложений.

Сегодня любой пользователь компьютерных систем на основе Windows знает, что в стандартный пакет офисных программ от компании Microsoft входит уникальный редактор под названием Access. Что собой представляет данная программа и как работать с ней, мы сейчас и рассмотрим. В данной статье, конечно, будут приведены только основные вопросы работы программой. Полное описание всех возможностей данного приложения займет не одну страницу.

Access: что это такое?

Что же собой представляет программа Microsoft Access? Access – это полнофункциональная программа, которая предназначена для работы с базами данных любого типа. В основе данной программы используется модель динамического обмена данными с интернет-публикациями и другими приложениями. Данная программа предусматривает использование инструментов автоматизации обработки любого типа информации, представленной в структурированном виде. Помимо всего прочего, Access это еще и пакет программ, в котором предусмотрена поддержка элементов ActiveX. Это существенно расширяет возможности программы в том плане, что она может использовать не только текстовые и табличные компоненты, но и объекты из интернета, и мультимедиа. Связи, устанавливаемые в приложении между базами данных (БД), дают возможность осуществлять точное отслеживание изменений в любой из них и автоматически корректировать параметры в других.

Access: основные направления использования приложения

Совершенно не удивительно, что в большинстве случаев Microsoft Access используется для полной автоматизации процессов анализа данных в бизнесе, бухгалтерии и так далее. Программа, благодаря своей универсальной структуре, может устранять появление так называемой избыточности данных, когда необходимо изменить какой-то параметр не путем ввода нового, а за счет корректирования старого, причем таким образом, чтобы данное изменение было отображено во всех связанных базах данных. На предприятии при помощи Access может вестись учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которые они вовлечены. Предположим, у поставщика меняются банковские реквизиты. Тогда достаточно будет изменить их в базе данных, и автоматическая корректировка коснется остальных баз данных. При этом будет осуществлена замена данных, а не ввод новой информации наряду с существующей. Это изменение будет касаться только связанных мероприятий. В некотором смысле пользователь получает полную автоматизацию. Это же касается и складского учета. Предположим, какая-то группа товаров продается через соответствующее подразделение предприятия. Тогда товарные позиции будут автоматически списаны в базе данных товара, имеющегося в наличии на складе. Стоит отметить, что это только самые простые примеры. Приложение на самом деле имеет более широкие возможности.

Microsoft Access: структура

Если же говорить об удобстве работы, то оно может быть достигнуто благодаря наличию основных элементов, которые играют важную роль при анализе и обработке данных. К основным элементам можно отнести следующие:

1. Таблица – это элемент, в котором хранится основная информация в определенном формате (текстовый, числовой, графический);
2. Запрос – это средство обращения к связанным элементам, другим базам данных или сторонним программам;
3. Форма – это предоставление данных или информации в удобном для пользователя виде;
4. Отчет – это вывод обработанных результатов;
5. Макрос – это исполняемый элемент, который позволяет при возникновении какого-то события выполнять определенные действия, формирование отчета, создание запроса;
6. Модуль – представляет собой средство языка Visual Basic, которое позволяет существенно расширить возможности программы на основе использования многочисленных функций и создания процедур;

Microsoft Access: связь с внешними базами данных и другими программами

Как уже должно быть понятно, Microsoft Access позволяет не только использовать собственные данные, вводимые пользователем, но и связывать их между собой. Возможности программы таковы, что информация может быть импортирована из различных приложений , например, Paradox, FoxPro, Excel, Word итак далее. Данные для упрощения процедур можно не импортировать, а связывать, причем не только с данными программами, но и с источниками в интернете или сетевом окружении. Сам процесс связывания осуществляется на базе запросов по типу того, как работают базы данных SQL. Кстати программа Access их тоже поддерживает.

Как создать базы данных на основе шаблонов?

В программе Microsoft Access основным элементом является таблица. Данный компонент по внешнему виду очень похож на таблицы Excel, однако он имеет более широкие возможности. Да и принцип работы с данными элементами имеет свои отличительные особенности. Однако создать при запуске свою собственную базу данных довольно просто. Пользователю после появления приветственного окна предоставляется выбор шаблонов, на основе которых и будет создана будущая структура базы данных в форме таблицы. По-другому данное представление называется Backstage. Тут вы сможете найти и встроенные заготовки, которые понадобятся вам при выполнении конкретных задач. Если ни одна из представленных заготовок не соответствует требования пользователя, что маловероятно, можно обратиться к поиску на официальном ресурсе компании Microsoft. Когда нужный шаблон будет выбран, его нужно будет сохранить в виде файла, указав при этом имя и местоположение. Приложение после этого автоматически сформирует нужную табличную структуру.

Как создать базу данных с нуля?

В данном вопросе стоит учитывать ряд ограничений. Так, например, базы данных для настольных персональных компьютеров не поддерживают интернет-публикации. Веб-базы не согласуются с некоторыми функциями предыдущих. После того как начальная таблица будет создана, можно будет переходить к внесению информации. Стоит обратить особое внимание на тот момент, что данные можно вносить исключительно в смежные строки и столбцы. Не стоит также добавлять между ними пустые ячейки, как это делается в приложении Excel.Важнейшим условием является то, что в каждом столбце должны содержаться данные только одного типа. Таким образом, если формат изначально предусматривает использование даты и времени, то введенная в столбце информация с вычислениями на основе экспоненты распознаваться не будет. По возможности нужно планировать таблицу именно в этом ракурсе. Чтобы упростить работу, можно использовать специальный режим конструктора.

Особенности импорта и связывания данных с другими источниками

Если говорить об импорте данных, то здесь программа Microsoft Access имеет практически неограниченные возможности. Главное условие заключается в том, что импортируемые данные должны быть разбиты по типу табличных, как это делается в Wordили Excel. Если импорт осуществляется, например, в текстовом варианте программы «Блокнот», то для создания подобной структуры можно использовать клавишу «Tab»(табулятор). Также имеется возможность использования списков Share Point и связывания данных для упрощения работы. Для этой цели на вкладке внешних данных, которая расположена в группе связывания и импорта, применяется специальная команда. Тут также предлагаются и уже готовые решения (Word, Excel итак далее). В случае выбора останется указать только расположение необходимого файла , место хранения в текущей базе данных, а затем подтвердить сделанный выбор.

Послесловие

Таким образом, выглядит приложение Access. На данный момент эта программа пользуется большой популярностью среди широкого круга пользователей, так как ее разработчики, старались объединить в ней возможности других программ данного типа. Это и позволило сделать данное приложение очень гибким в автоматизации большинства необходимых функций и настройке. Можно только добавить, что программа Microsoft Access представляет собой мощный программный продукт для обработки данных. Access позволяет с легкостью создавать базы данных и управлять ими. Данный программный продукт подходит как для небольших проектов, так и для крупного бизнеса. Access является прекрасным помощником для хранения информации различного рода.

Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных с целью поиска различных сведений, необходимых для подготовки документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) – совокупность специально организованных и логически упорядоченных данных.

Развитие информационных технологий и применение их в различных областях деятельности привели к созданию разнообразных баз данных различной сложности. Сложность базы данных зависит от объема и структуры хранимой в БД информации, разнообразия форм ее представления, связей между файлами, требований к производительности и надежности.

Организация базы данных требует предварительного построения логической модели данных. Ее основное назначение – систематизация информации по содержанию, структуре, объему, взаимным связям, а также отражение свойств информации с учетом потребностей конечных пользователей.

Логическая модель строится в несколько этапов с постепенным приближением к оптимальному для данных условий варианту. Эффективность такой модели зависит от того, насколько близко она отображает изучаемую предметную область. К предметной области относятся объекты (документы, счета, операции над ними и пр.), а также характеристики данных объектов, их свойства, взаимодействие и взаимное влияние.

Таким образом, при построении логической модели данных сначала выявляются те объекты, которые интересуют пользователей проектируемой БД. Затем для каждого объекта формулируются характеристики и свойства, достаточно полно описывающие данный объект. Эти характеристики в дальнейшем будут отражены в базе данных как соответствующие поля.

Логическая модель данных строится в рамках одного из трех подходов к созданию баз данных. Выделяют следующие логические модели базы данных :

• иерархическую;
• сетевую;
• реляционную.

Иерархическая модель представляет собой древовидную структуру, которая выражает связи подчинения нижнего уровня высшему. Это облегчает поиск информации в том случае, если запросы имеют такую же структуру.

Сетевая модель отличается от предыдущей наличием также и горизонтальных связей. Это усложняет как модель, так и саму БД и средства ее управления.

Реляционная модель представляет хранимую информацию в виде таблиц, над которыми возможно выполнение логических операций (операций реляционной алгебры). В настоящий момент этот вид моделей получил наибольшее распространение, что связано со сравнительной простотой реализации, четкой определенностью отношений между объектами, простотой изменения структуры БД.

После построения логической модели базы данных осуществляется ее привязка к конкретным программным и техническим средствам, реализующим данную БД. Полученная модель называется физической моделью базы данных .

Принятие решения о том, какая информация будет включена в состав базы данных, определяется не только предметной областью или кругом решаемых с помощью БД задач. На это решение также влияют интенсивность работы с информацией различных видов и форм ее представления, динамические характеристики данных, частота их изменения и обновления, степень их взаимосвязи и взаимного влияния.

Удобство работы с базой данных, получение необходимой информации из хранимых в БД массивов данных и т.п. обеспечиваются наличием продуманной и корректно реализованной системы управления базами данных.

Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность средств и методов сбора, регистрации, хранения, упорядочения, поиска, выборки и представления информации в БД.

СУБД позволяет хранить большие объемы информации и быстро находить нужные данные. При работе с традиционной бумажной картотекой сотруднику приходится постоянно иметь дело с большим объемом данных. При этом на практике карточки очень часто бывают отсортированы не по тому признаку, который необходим в данный момент. Использование СУБД значительно упрощает задачу поиска необходимых данных, причем пользователь практически не ограничен в выборе критериев поиска. Примером подобной системы может служить Microsoft Access.

Прежде всего рассмотрим три главных элемента пользовательского интерфейса MS Access 2010 (МА 2010).

• Лента . Область вверху окна приложения, которая содержит группы команд.
• . Перечень команд на вкладке Файл, которая помещается на ленте.
• . Область в левой части окна МА 2010, созданная для работы с объектами базы данных. Область навигации заменила собой окно базы данных в Access 2007.

Три вышеописанных компонента генерируют среду, в которой можно создавать и использовать базы данных.

Лента полностью заменила собой меню и панели инструментов, которые использовались в более ранних версиях МА. Она содержит вкладки с группами кнопок. Лента включает вкладки "по умолчанию" с группами наиболее типичных команд, контекстные вкладки, появляющиеся тогда, когда их использование допустимо, и панель быстрого доступа – специфическую панель инструментов, которая предназначена для добавления самых нужных команд.

Одни кнопки на вкладках ленты дают возможность выбора действий, другие запускают выполнение конкретной команды.

Режим Backstage является новинкой, созданной в МА 2010. Этот режим включает команды и сведения, которые можно применить ко всей базе данных, например Сжать и восстановить, и команды, которые в более ранних версиях МА находились в меню Файл, например Печать.

дает возможность структурировать объекты базы данных и представляет собой главное средство открытия или изменения объектов базы данных. Область навигации выполняет функции окна базы данных, которое было представлено в версиях программы до Access 2007. Область навигации структурирована по категориям и группам. Пользователь имеет возможность настроить всевозможные параметры организации, и, кроме того, сконструировать индивидуальную схему организации. Обычно в новой базе данных представлена категория типа объекта, содержащая группы, соответствующие различным типам объектов базы данных. Категория типов объектов структурирует объекты базы данных так же, как окно базы данных в более ранних версиях МА.

Существует возможность уменьшения или скрытия области навигации, но она никогда не заслоняется при активизации объектов базы данных поверх нее.

отображается при запуске вкладки Файл, содержащей команды, которые в предшествующих версиях МА располагались в меню Файл. Кроме того, в представлении Backstage содержатся команды, применимые ко всей базе данных. Представление Backstage отображается при активации приложения МА при условии, что база данных еще не открыта (рис. 3.24).

Рис. 3.24.

Backstage предназначен для создания и открытия баз данных, публикации их в Интернете на сервере SharePoint Server и выполнения многих других задач, в том числе обслуживания файлов и баз данных.

Создание пустой базы данных. Для того чтобы создать новую базу данных, нужно сделать следующее.

• 1. Активировать МА при помощи меню Пуск
• 2. Запустить одну из приведенных ниже процедур.
• а) Создание веб-базы данных:
  • – в группе Доступные шаблоны выбрать пункт Пустая веб-база данных;
  • – справа в разделе Пустая веб-база данных в поле Имя файла
  • – щелкнуть кнопку Создать.

• б) Создание базы данных на компьютере:
  • – в группе Доступные шаблоны нажать пункт Пустая база данных;
  • – справа в разделе Пустая база данных в поле Имя файла набрать наименование файла базы данных или воспользоваться наименованием по умолчанию;
  • – нажать кнопку Создать.

Таким образом, новая база данных будет создана и при этом откроется новая таблица в режиме таблицы.

МЛ 2010 включает перечень шаблонов, к тому же существует возможность загрузки дополнительных шаблонов с веб-сайта Office.com. Шаблон МА является готовой базой данных с таблицами, разработанными на профессиональном уровне, а также содержащей формы и отчеты. Шаблоны дают возможность сократить время прохождения начальных этапов создания базы данных.

Создание базы данных из образца шаблона. Для осуществления этого необходимо сделать следующее.

• Пуск или воспользовавшись ярлыком. Запустится представление Backstage.
• 2. Нажать пункт Образец шаблона и просмотреть перечень доступных шаблонов.
• 3. Выбрать нужный шаблон.
• 4. Справа в окне "Имя файла" набрать наименование файла или воспользоваться наименованием по умолчанию.
• 5. Щелкнуть кнопку Создать.

Приложение МА 2010 на основе выбранного шаблона создаст новую базу данных и откроет ее.

Существует возможность загрузить дополнительные шаблоны МА 2010 с веб-сайта Office.com через представление Backstage.

Создание базы данных из шаблона Office.com.

• 1. Активировать МА 2010 при помощи меню Пуск или с использованием ярлыка. Запустится представление Backstage.
• 2. На панели Шаблоны Office.com отметить категорию и необходимый шаблон. Нужный шаблон можно найти также с помощью окна поиска.
• 3. В поле Имя файла набрать наименование файла или использовать наименование по умолчанию.
• 4. Щелкнуть кнопку Загрузить.

В момент открытия (или создания и последующего открытия) базы данных наименование файла и место нахождения базы данных включаются в перечень последних открывавшихся документов. Этот перечень отображается на вкладке Недавние представления Backstage, что позволяет без труда открыть недавно использовавшиеся базы данных.

Открытие недавно использовавшейся базы данных. Для осуществления этого действия нужно сделать следующее.

• 1. Активировать МА 2010.
• 2. В представлении Backstage нажать пункт Недавние и выбрать базу данных, которую требуется открыть. Приложение МА откроет базу данных.

Открытие базы данных из представления Backstage. Для осуществления этого действия нужно сделать следующее.

• 1. Активировать М А 2010.
• 2. На вкладке Файл щелкнуть кнопку Открыть. В диалоговом окне Открытие отметить файл и щелкнуть кнопку Открыть. Откроется база данных.

Лента по сути является заменой таких элементов интерфейса, как меню и панели инструментов. Лента представляет собой главный командный интерфейс МА 2010. Одно из основных преимуществ ленты – это собранные на ней средства выполнения задач, ранее содержащиеся в меню, на панелях инструментов, в областях задач и других элементах пользовательского интерфейса. Теперь требуемую команду не нужно искать в нескольких разных местах.

Когда база данных открывается, лента отображается вверху главного окна МА 2010. В этот момент она включает команды активной вкладки команд (рис. 3.25).

Рис. 3.25.

Лента включает перечень вкладок с командами. В МА 2010 главные вкладки команд – Файл, Главная, Создание, Внешние данные и Работа с базами данных . Любая вкладка включает группу взаимосвязанных команд, которые, в свою очередь, открывают другие новые компоненты интерфейса, например коллекцию – совершенно новый элемент управления, который позволяет наглядно выбирать варианты управления.

Команды ленты должны соответствовать объекту, который в настоящее время активен. Например, если открыть таблицу в режиме таблицы и щелкнуть по кнопке Форма на вкладке Создание в группе Формы , приложение МА 2010 создаст форму на основе активной таблицы. Таким образом, наименование активной таблицы будет указано в свойстве формы RecordSource (источник записей). Необходимо учитывать, что определенные вкладки ленты отображаются исключительно в соответствующем контексте. Например, вкладка Конструктор отображается исключительно в момент открытия объекта в режиме конструктора.

Работа с лентой может быть удобна при использовании некоторых комбинаций клавиш. При этом все комбинации клавиш из предшествующей версии МА действуют по-прежнему. Однако вместо клавиш активации меню, которые применялись в предыдущих версиях МА, действует система доступа к элементам управления с клавиатуры. Эта система использует специальные индикаторы с одной или несколькими буквами, появляющиеся на ленте при нажатии клавиши ALT. Данные индикаторы указывают на клавиши, которые соответствуют элементам управления.

Для того чтобы просмотреть доступные команды вкладки, необходимо ее выбрать.

Выбор вкладки с командами . Чтобы осуществить это действие, необходимо выполнить следующее.

• 1. Активировать МА 2010.
• 2. Выбрать требуемую вкладку.

• 1. Активировать МА 2010.
• 2. Нажать и отпустить клавишу ALT. После этого отобразятся подсказки по доступу с клавиатуры.
• 3. Щелкнуть клавишу или клавиши, которые указаны в подсказке возле требуемой вкладки.

Существует несколько вариантов исполнения команд. Самый простой из них – это использование комбинаций клавиш, которые связаны с командами. Комбинациями клавиш из предшествующей версии МА можно воспользоваться и в МА 2010.

Выполнение команды:

• 1) активировать МА 2010;
• 2) выбрать вкладку с требуемой командой;
• 3) нажать элемент управления, который соответствует команде. Если комбинация клавиш для данной команды уже известна из предшествующей версии МА, нажмите ее;

• 1) нажать и отпустить клавишу ALT. Отобразятся подсказки по доступу с клавиатуры;
• 2) щелкнуть клавишу или клавиши, которые указаны в подсказке, связанной с требуемой командой.

В табл. 3.1 показаны вкладки и команды, которые находятся в каждой из них. Перечень доступных вкладок и команд может преобразовываться в зависимости от выполняемых действий.

Таблица 3.1

Вкладки и команды Access 2010

Кроме обычных вкладок команд в МА 2010 появились также контекстные вкладки (рис. 3.26). В соответствии с контекстом (т.е. с тем, каким объектом пользователь занят в данный момент и какие именно действия он исполняет) рядом с обычными вкладками команд могут отображаться контекстные вкладки.

Рис. 3.26.

Для активации контекстной вкладки с командами нужно сделать следующее:

Нажать контекстную вкладку;

• нажать и отпустить клавишу ALT. Отобразятся подсказки по доступу с клавиатуры;
• щелкнуть клавишу или клавиши, которые указаны в подсказке около контекстной вкладки.

Контекстные вкладки включают команды и функциональные элементы, которые необходимы для функционирования в определенном контексте. Например, в момент открытия таблицы в режиме конструктора контекстные вкладки включают команды, используемые для работы с таблицей только в этом режиме.

Коллекции . Кроме всего прочего на ленте находится элемент управления, который получил название Коллекция . Этот элемент был создан для привлечения внимания к требуемым результатам. Коллекция – это элемент управления, который не только показывает команды, но еще и отображает результат исполнения этих команд (рис. 3.27). Главная цель создания этого элемента состоит в том, чтобы дать пользователю возможность найти и выбрать необходимые действия в МА 2010 по виду, сосредоточившись на результате, а не на самих командах.

Рис. 3.27.

Коллекции отличаются друг от друга по форме и размерам. В одном случае она представляет собой таблицу, которая раскрывает представление в виде меню, а в другом – встроенную коллекцию, компоненты которой находятся непосредственно на ленте.

Скрытие ленты. В процессе работы может возникнуть необходимость выделения дополнительного пространства на экране. В этом случае есть возможность убрать ленту и оставить только строку с вкладками команд. Чтобы убрать ленту, необходимо дважды щелкнуть текущую вкладку команд. Для того чтобы вернуть ленту, необходимо опять дважды щелкнуть текущую вкладку команд.

Скрытие и восстановление ленты.

• 1. Дважды щелкнуть выделенную вкладку команд.
• 2. Чтобы восстановить ленту, опять дважды щелкнуть текущую вкладку команд.

Панель быстрого доступа, расположенная рядом с лентой, дает возможность доступа к командам одним щелчком мыши. Перечень по умолчанию содержит команды Сохранение, Отмена и Возврат, однако существует возможность настроить панель быстрого доступа таким образом, чтобы добавлять в нее наиболее часто используемые команды. Также возможно преобразовать вид этой панели инструментов, например расположение и размер. В обычном, т.е. уменьшенном, виде панель располагается рядом с вкладками команд ленты. Когда пользователь выбирает крупный размер, панель перемещается под ленту.

Настройка панели быстрого доступа. Для осуществления этого действия нужно выполнить следующее.

• 1. Нажать стрелку отображения списка в правой части панели.
• 2. В разделе Настройка панели быстрого доступа отметить команду, которую нужно добавить.

Если в представленном перечне не оказалось требуемой команды, необходимо выбрать элемент Другие команды и перейти к следующему действию.

• 3. В диалоговом окне Параметры Access выбрать команду или команды, которые необходимо добавить, и щелкнуть кнопку Добавить.
• 4. Чтобы удалить команду, необходимо выделить ее в перечне команд, который находится справа, и щелкнуть кнопку Удалить. Кроме того, существует возможность просто дважды щелкнуть команду в перечне.
• 5. Когда действия по удалению команды завершены, щелкнуть кнопку ОК.

Когда открываются уже существующие или вновь созданные базы данных, наименования объектов базы данных отображаются в области навигации (рис. 3.28). К объектам базы данных можно отнести таблицы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули. Область навигации по сути выполняет функции окна базы данных, которое присутствовало в предыдущих версиях МА, т.е. если в предыдущих версиях программы для запуска и выполнения задач служило окно базы данных, то в МА 2010 для этого используется область навигации. Например, для добавления строки в таблицу в режиме таблицы необходимо открыть таблицу из области навигации. В веб-браузерах область навигации обычно недоступна. Для того чтобы воспользоваться ей в веб-базе данных, сначала необходимо открыть базу данных в Access.

Рис. 3.28.

Для открытия объекта базы данных или применения к нему команды нужно кликнуть его ПКМ и выбрать команду в контекстном меню. Команды контекстного меню отображаются в зависимости от типа объекта.

Открытие объекта базы данных (например, таблицы, формы или отчета).

Дважды нажать объект в области навигации;

Отметить объект в области навигации и щелкнуть клавишу ВВОД;

В области навигации отметить объект ПКМ и выбрать в контекстном меню команду Открыть.

Диалоговое окно Параметры переходов предоставляет возможность выбрать параметр открытия объектов одним щелчком мыши.

Объекты базы данных в области навигации классифицируются на категории, которые в свою очередь содержат группы. По умолчанию в списке присутствуют встроенные категории, но существует возможность создавать пользовательские группы.

По умолчанию область навигации отображается при запуске базы данных, в том числе баз данных, созданных в предшествующих версиях МА. Есть возможность отключить появление области навигации по умолчанию, воспользовавшись соответствующим параметром приложения. Ниже приведены инструкции для осуществления каждого действия.

Отображение и скрытие области навигации. Для осуществления этого действия нужно выполнить следующее:

Щелкнуть кнопку в правом верхнем углу области навигации или клавишу F11.

Для отмены отображения области навигации по умолчанию

нужно выполнить следующее:

• – на вкладке Файл выбрать пункт Параметры. Отобразиться диалоговое окно Параметры Access;
• – в левой области отметить пункт Текущая база данных; в разделе Переходы убрать флажок Область переходов и щелкнуть кнопку ОК.

Начиная с Access 2007, для отражения объектов базы данных в программе появилась возможность пользоваться вкладками документов, а не перекрывающимися окнами (рис. 3.29). Это более удобный инструмент. Отображение и скрытие вкладок документов можно настроить при помощи параметров МА 2010. Если пользователь изменяет эти параметры, нужно закрыть и снова открыть базу данных, тогда изменения войдут в силу.

Рис. 3.29.

Отображение и скрытие вкладок документов. Для осуществления этого действия нужно выполнить следующее.

• 1. На вкладке Файл щелкнуть кнопку Параметры. Отобразится диалоговое окно Параметры Access.
• 2. В левой области отметить элемент Текущая база данных.
• 3. В разделе Параметры приложения в группе Параметры окна документа установить переключатель в положение Вкладки.
• 4. Установить или убрать флажок Если флажка нет, вкладки документов отключены.
• 5. Щелкнуть кнопку ОК.

Параметр является индивидуальным, т.е. его нужно изменять отдельно для каждой базы данных. Если пользователь изменяет параметр то нужно закрыть и снова открыть базу данных, тогда изменения вступят в силу. Базы данных, созданные с помощью МА 2007 или МА 2010, показывают вкладки документов по умолчанию. В базах данных, созданных в предшествующих версиях МА, по умолчанию используются перекрывающиеся окна.

Строка состояния. В МА 2010 внизу окна может находиться строка состояния. Как и в предыдущих версиях МА, этот стандартный компонент пользовательского интерфейса используется для отражения сообщений о состоянии, свойств, индикаторов хода выполнения и т.д. В МА 2010 строка состояния дает возможность доступа к двум стандартным функциям, отображающимся в строке состояния и в других программах Office 2010: управлению окнами и изменению масштаба.

Элементы управления строки состояния предоставляют возможность удобного переключения различных режимов просмотра активного окна. Так, если просматривать объект, поддерживающий корректировку масштаба, существует возможность варьировать степень увеличения или уменьшения с помощью ползунка в строке состояния.

Отобразить или убрать строку состояния можно в диалоговом окне Параметры Access.

Отображение и скрытие строки состояния. Для осуществления этого действия нужно выполнить следующее.

• 1. На вкладке Файл найти пункт Параметры. Отобразится диалоговое окно Параметры Access.
• 2. Слева отметить пункт Текущая база данных.
• 3. В разделе Параметры приложений поставить или убрать флажок Строка состояния. Если флажка нет, то строка состояния не отображается.
• 4. Щелкнуть кнопку ОК.

Для форматирования текста в версиях МА, которые были выпущены до МА 2007, обычно использовались меню или панель инструментов Форматирование. В МА 2010 форматировать текст стало удобнее, так как была создана мини-панель инструментов (рис. 3.30). Если выделить текст с целью форматирования, над ним автоматически появится минипанель инструментов. При движении указателя мыши по направлению к мини-панели она становится более четкой, и тогда ее можно применить для изменения начертания, размера и цвета шрифта и т.д. Когда курсор мыши удаляется, мини-панель инструментов постепенно исчезает, т.е. если в мини-панели инструментов нет необходимости, она исчезает.

Рис. 3.30.

Форматирование текста с помощью мини-панели инструментов.

• 1. Отметить текст, который предназначен для форматирования. Над отмеченным текстом отобразится прозрачная мини-панель инструментов.
• 2. Воспользоваться мини-панелью инструментов для форматирования.

Если необходимо прояснить какие-то вопросы, нужно вызвать справку, нажав клавишу F1 или щелкнув вопросительный знак в правой части ленты (рис. 3.31).

Рис. 3.31.

Кроме того, справочные сведения находятся в представлении Backstage. На вкладке Файл необходимо щелкнуть кнопку Справка . Перечень источников справочных сведений отобразится в представлении Backstage.

Здесь приведен краткий обзор функций МА 2010. Для более подробного изучения данного программного продукта необходимо обратиться к соответствующему руководству пользователя.

Следуя принципам, описанным в этой статье, можно создать базу данных, которая работает надлежащим образом и в будущем может быть адаптирована под новые требования. Мы рассмотрим основные принципы проектирования базы данных , а также способы ее оптимизации.

Процесс проектирования базы данных

Надлежащим образом структурированная база данных:

• Помогает сэкономить дисковое пространство за счет исключения лишних данных;
• Поддерживает точность и целостность данных;
• Обеспечивает удобный доступ к данным.

Разработка БД включает в себя следующие этапы:

1. Анализ требований или определение цели базы данных;
2. Организация данных в таблицах;
3. Указание первичных ключей и анализ связей;
4. Нормализация таблиц.

Рассмотрим каждый этап проектирования баз данных подробнее. Обратите внимание, что в этом руководстве рассматривается реляционная модель базы данных Эдгара Кодда , написанная на языке SQL (а не иерархическая, сетевая или объектная модели ).

Анализ требований: определение цели базы данных

Например, если вы создаете базу данных для публичной библиотеки, нужно продумать, каким образом и читатели, и библиотекари должны получать доступ к БД .

Вот несколько способов сбора информации перед созданием базы данных:

• Опрос людей, которые будут ее использовать;
• Анализ бизнес-форм, таких как счета-фактуры, расписания, опросы;
• Рассмотрение всех существующих систем данных (включая физические и цифровые файлы ).

Начните со сбора существующих данных, которые будут включены в базу. Затем определите типы данных, которые нужно сохранить. А также объекты, которые описывают эти данные. Например:

Клиенты

• Адрес;
• Город, штат, почтовый индекс;
• Адрес электронной почты.

Товары

• Название;
• Цена;
• Количество в наличии;
• Количество под заказ.

Заказы

• Номер заказа;
• Торговый представитель;
• Дата;
• Товар;
• Количество;
• Цена;
• Стоимость.

При проектировании реляционной базы данных эта информация позже станет частью словаря данных, в котором описаны таблицы и поля БД . Разбейте информацию на минимально возможные части. Например, подумайте о том, чтобы разделить поле почтового адреса и штата, чтобы можно было фильтровать людей по штату, в котором они проживают.

После того, как вы определились с тем, какие данные будут включены в базу, откуда эти данные будут поступать, и как они будут использоваться, можно приступить к планированию фактической БД .

Структура базы данных: построение блоков

Следующим шагом будет визуальное представление базы данных. Для этого нужно точно знать, как структурируются реляционные БД . Внутри базы связанные данные группируются в таблицы, каждая из которых состоит из строк и столбцов.

Чтобы преобразовать списки данных в таблицы, начните с создания таблицы для каждого типа объектов, таких как товары, продажи, клиенты и заказы. Вот пример:

Каждая строка таблицы называется записью. Записи включают в себя информацию о чем-то или о ком-то, например, о конкретном клиенте. Столбцы (также называемые полями или атрибутами) содержат информацию одного типа, которая отображается для каждой записи, например, адреса всех клиентов, перечисленных в таблице.

• CHAR — конкретная длина текста;
• VARCHAR — текст различной длины;
• TEXT — большой объем текста;
• INT — положительное или отрицательное целое число;
• FLOAT , DOUBLE — числа с плавающей запятой;
• BLOB — двоичные данные.

Некоторые СУБД также предлагают тип данных Autonumber , который автоматически генерирует уникальный номер в каждой строке.

В визуальном представлении БД каждая таблица будет представлена блоком на диаграмме. В заголовке каждого блока должно быть указано, что описывают данные в этой таблице, а ниже должны быть перечислены атрибуты:

Атрибуты, выбранные в качестве первичных ключей, должны быть уникальными, неизменяемыми и для них не может быть задано значение NULL (они не могут быть пустыми ). По этой причине номера заказов и имена пользователей являются подходящими первичными ключами, а номера телефонов или адреса — нет. Также можно использовать в качестве первичного ключа несколько полей одновременно (это называется составным ключом ).

Когда придет время создавать фактическую БД , вы реализуете как логическую, так и физическую структуру через язык определения данных, поддерживаемый вашей СУБД .

Также необходимо оценить размер БД , чтобы убедиться, что можно получить требуемый уровень производительности и у вас достаточно места для хранения данных.

Создание связей между сущностями

Теперь, когда данные преобразованы в таблицы, нужно проанализировать связи между ними. Сложность базы данных определяется количеством элементов, взаимодействующих между двумя связанными таблицами. Определение сложности помогает убедиться, что вы разделили данные на таблицы наиболее эффективно.

Каждый объект может быть взаимосвязан с другим с помощью одного из трех типов связи:

Связь «один-к одному»

Когда существует только один экземпляр объекта A для каждого экземпляра объекта B, говорят, что между ними существует связь «один-к одному » (часто обозначается 1:1 ). Можно указать этот тип связи в ER-диаграмме линией с тире на каждом конце:

Но при определенных обстоятельствах целесообразнее создавать таблицы со связями 1:1 . Если есть поле с необязательными данными, например «описание», которое не заполнено для многих записей, можно переместить все описания в отдельную таблицу, исключая пустые поля и улучшая производительность базы данных.

Чтобы гарантировать, что данные соотносятся правильно, в нужно будет включить, по крайней мере, один идентичный столбец в каждой таблице. Скорее всего, это будет первичный ключ.

Связь «один-ко-многим»

Эта связи возникают, когда запись в одной таблице связана с несколькими записями в другой. Например, один клиент мог разместить много заказов, или у читателя может быть сразу несколько книг, взятых в библиотеке. Связи «один- ко-многим » (1:M ) обозначаются так называемой «меткой ноги вороны», как в этом примере:

Связь «многие-ко-многим»

Когда несколько объектов таблицы могут быть связаны с несколькими объектами другой. Говорят, что они имеют связь «многие-ко-многим » (M:N ). Например, в случае студентов и курсов, поскольку студент может посещать много курсов, и каждый курс могут посещать много студентов.

На ER-диаграмме эти связи отображаются с помощью следующих строк:

Для этого нужно создать между этими двумя таблицами новую сущность. Если между продажами и продуктами существует связь M:N , можно назвать этот новый объект «sold_products », так как он будет содержать данные для каждой продажи. И таблица продаж, и таблица товаров будут иметь связь 1:M с sold_products . Этот вид промежуточного объекта в различных моделях называется таблицей ссылок, ассоциативным объектом или таблицей связей.

Каждая запись в таблице связей будет соответствовать двум сущностям из соседних таблиц. Например, таблица связей между студентами и курсами может выглядеть следующим образом:

Обязательно или нет?

Другим способом анализа связей является рассмотрение того, какая сторона связи должна существовать, чтобы существовала другая. Необязательная сторона может быть отмечена кружком на линии. Например, страна должна существовать для того, чтобы иметь представителя в Организации Объединенных Наций, а не наоборот:

Рекурсивные связи

Иногда при проектировании базы данных таблица указывает на себя саму. Например, таблица сотрудников может иметь атрибут «руководитель», который ссылается на другое лицо в этой же таблице. Это называется рекурсивными связями.

Лишние связи

Лишние связи — это те, которые выражены более одного раза. Как правило, можно удалить одну из таких связей без потери какой-либо важной информации. Например, если объект «ученики » имеет прямую связь с другим объектом, называемым «учителя », но также имеет косвенные отношения с учителями через «предметы », нужно удалить связь между «учениками » и «учителями ». Так как единственный способ, которым ученикам назначают учителей — это предметы.

Нормализация базы данных

После предварительного проектирования базы данных можно применить правила нормализации, чтобы убедиться, что таблицы структурированы правильно.

В то же время не все базы данных необходимо нормализовать. В целом, базы с обработкой транзакций в реальном времени (OLTP ), должны быть нормализованы.

Базы данных с интерактивной аналитической обработкой (OLAP ), позволяющие проще и быстрее выполнять анализ данных, могут быть более эффективными с определенной степенью денормализации. Основным критерием здесь является скорость вычислений. Каждая форма или уровень нормализации включает правила, связанные с нижними формами.

Первая форма нормализации

Первая форма нормализации (сокращенно 1NF ) гласит, что во время логического проектирования базы данных каждая ячейка в таблице может иметь только одно значение, а не список значений. Поэтому таблица, подобная той, которая приведена ниже, не соответствует 1NF :

Вторая форма нормализации

Вторая форма нормализации (2NF ) предусматривает, что каждый из атрибутов должен полностью зависеть от первичного ключа. Каждый атрибут должен напрямую зависеть от всего первичного ключа, а не косвенно через другой атрибут.

Например, атрибут «возраст » зависит от «дня рождения », который, в свою очередь, зависит от «ID студента », имеет частичную функциональную зависимость. Таблица, содержащая эти атрибуты, не будет соответствовать второй форме нормализации.

Кроме этого таблица с первичным ключом, состоящим из нескольких полей, нарушает вторую форму нормализации, если одно или несколько полей не зависят от каждой части ключа.

Таким образом, таблица с этими полями не будет соответствовать второй форме нормализации, поскольку атрибут «название товара » зависит от идентификатора продукта, но не от номера заказа:

• Номер заказа (первичный ключ );
• ID товара (первичный ключ );
• Название товара.

Третья форма нормализации

Третья форма нормализации (3NF ) : каждый не ключевой столбец должен быть независим от любого другого столбца. Если при проектировании реляционной базы данных изменение значения в одном не ключевом столбце вызывает изменение другого значения, эта таблица не соответствует третьей форме нормализации.

В соответствии с 3NF , нельзя хранить в таблице любые производные данные, такие как столбец «Налог », который в приведенном ниже примере, напрямую зависит от общей стоимости заказа:

Многомерные данные

Некоторым пользователям может потребоваться доступ к нескольким разрезам одного типа данных, особенно в базах данных OLAP. Например, им может потребоваться узнать продажи по клиенту, стране и месяцу. В этой ситуации лучше создать центральную таблицу, на которую могут ссылаться таблицы клиентов, стран и месяцев. Например:

Правила целостности данных

Также с помощью средств проектирования баз данных необходимо настроить БД с учетом возможности проверки данных на соответствие определенным правилам. Многие СУБД , такие как Microsoft Access , автоматически применяют некоторые из этих правил.

Правило целостности гласит, что первичный ключ никогда не может быть равен NULL . Если ключ состоит из нескольких столбцов, ни один из них не может быть равен NULL . В противном случае он может неоднозначно идентифицировать запись.

Правило целостности ссылок требует, чтобы каждый внешний ключ, указанный в одной таблице, сопоставлялся с одним первичным ключом в таблице, на которую он ссылается. Если первичный ключ изменяется или удаляется, эти изменения необходимо реализовать во всех объектах, на которые ссылается этот ключ в базе данных.

Правила целостности бизнес-логики обеспечивают соответствие данных определенным логическим параметрам. Например, время встречи должно быть в пределах стандартных рабочих часов.

Добавление индексов и представлений

Индекс — это отсортированная копия одного или нескольких столбцов со значениями в возрастающем или убывающем порядке. Добавление индекса позволяет быстрее находить записи. Вместо повторной сортировки для каждого запроса система может обращаться к записям в порядке, указанном индексом.

Хотя индексы ускоряют извлечение данных, они могут замедлять добавление, обновление и удаление данных, поскольку индекс нужно перестраивать всякий раз, когда изменяется запись.

Представление — это сохраненный запрос данных. Представления могут включать в себя данные из нескольких таблиц или отображать часть таблицы.

Расширенные свойства

После проектирования модели базы данных можно уточнить БД с помощью расширенных свойств, таких как справочный текст, маски ввода и правила форматирования, которые применяются к конкретной схеме, представлению или столбцу. Преимущество этого метода заключается в том, что, поскольку эти правила хранятся в самой базе, представление данных будет согласовано между несколькими программами, которые обращаются к данным.

SQL и UML

Унифицированный язык моделирования (UML ) — это еще один визуальный способ выражения сложных систем, созданных на объектно-ориентированном языке. Некоторые из концепций, упомянутых в этом руководстве, известны в UML под разными названиями. Например, объект в UML известен, как класс.

Сейчас UML используется не так часто. В наши дни он применяется академически и в общении между разработчиками программного обеспечения и их клиентами.

Хорошо Плохо

Существует несколько способов совместного использования базы данных Access в зависимости от потребностей и доступности ресурсов. В этой статье описаны доступные параметры и преимущества каждого из них, а также предоставлены ресурсы с дополнительной информацией о методах работы.

Для изменения структуры базы данных на вашем компьютере должно быть установлено приложение Access.

В этой статье

Совместное использование данных с помощью сетевых папок

Это самый простой вариант с минимальными требованиями, но он обеспечивает наименьшую функциональность. При этом методе файл базы данных хранится на общем сетевом диске, и все пользователи одновременно его используют. Поскольку все объекты базы данных используются одновременно, несколько пользователей могут одновременно изменять данные, что ограничивает надежность и доступность. Может также снижаться производительность, поскольку все объекты базы данных пересылаются по сети.

Этот вариант подходит в том случае, если базу данных одновременно будут использовать несколько человек и пользователям не потребуется изменять структуру базы данных.

Примечание: Этот способ менее безопасен по сравнению с остальными способами совместного доступа к базе данных, поскольку у каждого пользователя есть полная копия файла базы данных, что повышает риск несанкционированного доступа.

Совместное использование базы данных с помощью сетевой папки

Если общая сетевая папка отсутствует, ее нужно настроить.

Дополнительные сведения об этом см. в справке по операционной системе компьютера, который будет использоваться для совместного доступа к базе данных. Если общая папка находится на сетевом сервере, может потребоваться помощь администратора сети.

Приложение Access должно быть настроено для открытия в режиме совместного доступа на компьютерах всех пользователей. Данный режим используется по умолчанию, однако это необходимо проверить: если пользователь откроет базу данных в монопольном режиме, другие пользователи не смогут работать с данными. Выполните на каждом из компьютеров действия, указанные ниже.

1. Запустите Access и на вкладке Файл выберите пункт Параметры .

   В окне Параметры Access выберите пункт Параметры клиента .

Скопируйте файл базы данных в общую папку. Затем настройте атрибуты файла таким образом, чтобы разрешить доступ к файлу базы данных для чтения и записи. Для использования базы данных необходим доступ к ней с правами на чтение и запись.

На компьютере каждого пользователя создайте ярлык для файла базы данных. В диалоговом окне "Свойства ярлыка" укажите путь к файлу базы данных в свойстве Цель , используя вместо буквы подключенного диска UNC-адрес. Например, вместо пути F:\sample.accdb укажите путь \\имя_компьютера\shared.accdb .

Примечание: Это действие пользователи могут выполнить самостоятельно.

Совместное использование разделенной базы данных

Этот способ целесообразен при отсутствии сайта SharePoint или сервера базы данных. Общий доступ к разделенным базам возможен по сети или через сайт SharePoint. При разделении базы данных она реорганизуется в два файла: серверную базу данных, которая содержит таблицы данных, и клиентскую базу данных, в которой содержатся все остальные объекты базы данных (например, запросы, формы, отчеты). Каждый пользователь взаимодействует с данными с помощью локальной копии внешней базы данных.

Преимущества разделения базы данных

Повышенная производительность. По сети совместно используются только данные, а не таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы или модули.

Повышенная доступность Транзакции базы данных, например редактирование записей, выполняются быстрее.

Улучшенная безопасность. Пользователи получают доступ к серверной базе данных через связанные таблицы; вероятность того, что злоумышленники могут получить несанкционированный доступ к данным через клиентскую базу данных, менее высока.

Повышенная надежность Если пользователь сталкивается с проблемой, а база данных неожиданно закрывается, то любое повреждение файла базы данных обычно ограничивается копией клиентской базы данных, открытой пользователем.

Гибкая среда разработки Каждый пользователь может независимо разрабатывать запросы, формы, отчеты и другие объекты базы данных, не влияя на работу других пользователей. Кроме того, вы можете разрабатывать и распространять новую версию клиентской базы данных, не нарушая доступ к данным, хранящимся в серверной части базы данных.

Если этот метод вам подходит, перейдите к инструкциям в статье Разделение базы данных Access .

Совместное использование базы данных на сайте SharePoint

При наличии сервера с SharePoint (особенно со службами Access) возможны несколько хороших вариантов. Интеграция с SharePoint помогает обеспечить более удобный доступ к базе данных. При публикации веб-базы данных службы Access создают сайт SharePoint, содержащий базу данных. Все объекты базы данных и сами данные перемещаются в списки SharePoint на этом сайте.

Опубликованная база данных размещается в Интернете. Можно создавать веб-формы и отчеты, запускаемые в окне браузера, а также стандартные объекты Access (их иногда называют клиентскими объектами, чтобы отличать их от веб-объектов). Для использования клиентских объектов Access необходимо установить приложение Access, однако все объекты базы данных, которые хранятся на SharePoint, используются совместно.

Примечание: Если на компьютере установлено приложение Access, можно использовать клиентские объекты из веб-базы данных, а не только объекты веб-базы данных.

Службы Access предоставляют платформу для создания без данных, которые можно использовать в Интернете. Веб-базы данных конструируются и публикуются с использованием Access 2010 и SharePoint, после чего можно использовать веб-базу данных через веб-браузер.

Формы, отчеты и макросы интерфейса выполняются внутри браузера.

Если вы используете веб-базу данных, данные хранятся в списках SharePoint: все таблицы преобразуются в списки SharePoint, а записи становятся элементами списков. Это позволяет управлять доступом к веб-базе данных с помощью разрешений SharePoint.

Запросы и макросы данных выполняются на сервере: вся обработка SQL-кода выполняется на сервере. Это повышает производительность сети, так как по ней передаются лишь результирующие наборы.

Сохранение базы данных в библиотеке документов

Базу данных можно сохранить в любой библиотеке документов SharePoint. Этот метод подобен сохранению базы данных в сетевой папке и предоставляет удобный способ управления доступом к базе данных. При связывании со списками SharePoint совместно используются только данные, но не объекты базы данных. Каждый пользователь получает собственную копию базы данных.

Например, если на сайте SharePoint есть списки, в которых отслеживаются проблемы обслуживания клиентов и хранятся данные о сотрудниках, в Access можно создать базу данных, которая будет служить интерфейсом для этих списков. Можно создавать запросы Access для анализа этих проблем и отчеты Access для форматирования и публикации письменных отчетов для собраний групп. Если у пользователей на компьютерах установлено приложение Access, можно предоставить доступ к запросам и отчетам Access для списка SharePoint с помощью меню Представление . При просмотре списка на сайте SharePoint пользователи смогут находить и открывать запросы, отчеты и другие объекты Access в меню Представление . Если у пользователей нет приложения Access, они все равно смогут использовать данные из списков с помощью представлений SharePoint.

Откройте базу данных, которую требуется использовать совместно.

На вкладке Файл выберите пункт Сохранить как .

Примечание: Если вы используете Access 2010, выберите элементы Файл > Сохранить и опубликовать > Сохранить базу данных как > SharePoint .

В диалоговом окне Сохранение в SharePoint перейдите к соответствующей библиотеке документов.

Проверьте имя файла базы данных и его тип, при необходимости измените их и нажмите кнопку Сохранить .

Дополнительные сведения см. в статьях Публикация в службах Access и Импорт и связывание данных со списком SharePoint .

Совместное использование базы данных путем связывания со списками SharePoint

Этот метод имеет такие же преимущества, как использование разделенной базы данных, и позволяет каждому пользователю изменять собственную копию базы данных, поскольку совместный доступ к данным осуществляется через сайт SharePoint. Хотя в этом случае отсутствуют преимущества, получаемые при публикации базы данных на сайте SharePoint, при этом достигается выгода централизованного расположения данных. Поскольку данные находятся в списках SharePoint, к ним можно предоставлять раздельный доступ по сети с использованием функций SharePoint.

Этот способ включает три основных действия.

Перемещение данных в списки SharePoint.

Создание ссылок на эти списки.

Распространение файла базы данных.

Для выполнения первых двух действий можно использовать мастер переноса на сайт SharePoint, а последнее действие можно выполнить с помощью любых доступных средств.

Использование мастера экспорта таблиц в SharePoint

На вкладке Работа с базами данных в группе Перенос данных щелкните элемент SharePoint .

Примечание: Этот элемент доступен только в том случае, если файл базы данных сохранен в формате ACCDB.

Следуйте указаниям мастера экспорта таблиц в SharePoint; в частности, укажите расположение сайта SharePoint. Чтобы отменить процесс, нажмите кнопку Отмена .

Чтобы просмотреть дополнительные сведения о переносе, на последней странице мастера установите флажок Подробности .

На этой странице содержатся сведения о том, какие таблицы связаны со списками, а также сведения о расположении резервных копий и URL-адрес базы данных. Здесь также выводится предупреждение при возникновении проблем с переносом и указывается расположение таблицы журнала, в которой можно просмотреть дополнительные сведения о проблемах.

Когда все действия мастера будут завершены, нажмите кнопку Готово .

Если мастер выведет предупреждение, следует просмотреть таблицу журнала и выполнить необходимые действия. Например, может потребоваться отменить перенос некоторых полей или преобразовать их в другие типы данных, совместимые со списками SharePoint.

Примечание: Чтобы просмотреть списки на сайте SharePoint, щелкните в области быстрого запуска кнопку Списки или выберите пункт Просмотреть все содержимое узла . Может потребоваться обновить страницу в веб-браузере. Чтобы отобразить списки в области быстрого запуска на сайте SharePoint или изменить другие параметры (например, включить отслеживание версий), можно изменить параметры списков на сайте SharePoint. Дополнительные сведения см. в справке для сайта SharePoint.

Совместное использование базы данных с помощью сервера

Совместное использование базы данных можно организовать с помощью приложения Access и сервера баз данных (например, сервера SQL Server). Этот способ обеспечивает много преимуществ, но для него требуется дополнительное программное обеспечение - сервер баз данных.

Этот способ напоминает разделение баз данных, поскольку таблицы хранятся в сети, а у каждого пользователя есть локальная копия файла базы данных Microsoft Access, содержащая ссылки на таблицы, запросы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. Этот вариант используется, если сервер баз данных доступен, а у всех пользователей установлено приложение Access. Преимущества этого метода зависят от используемого программного обеспечения сервера баз данных, но в общем случае они включают наличие учетных записей пользователей и избирательный доступ к данным, отличную доступность данных и удобные встроенные средства управления данными. Более того, большинство серверных приложений для работы с базами данных нормально работают с более ранними версиями Access, поэтому не требуется, чтобы все пользователи работали с одной и той же версией. Совместно используются только таблицы.

Преимущества совместного использования базы данных с помощью сервера баз данных

Высокая производительность и масштабируемость Во многих случаях сервер базы данных повышает производительность, чем единственный файл базы данных Access. Многие серверные продукты баз данных также обеспечивают поддержку очень больших баз данных размером примерно в 500 в течение интервала (2 ГБ) для файла базы данных Access (два гигабайта). Продукты сервера баз данных обычно работают очень эффективно, параллельно обрабатывая запросы (используя несколько собственных потоков в одном процессе для обработки запросов пользователей), а также свести к минимуму дополнительные требования к памяти при добавлении новых пользователей.

Повышенная доступность Большинство серверных продуктов базы данных позволяют создавать резервные копии базы данных во время ее использования. Таким образом, пользователям не нужно принудительно закрывать базу данных для резервного копирования данных. Более того, сервер баз данных обычно обрабатывает параллельное редактирование и блокировку записей очень эффективно.

Повышенная безопасность Невозможно полностью защитить базу данных. Тем не менее, серверные продукты базы данных предлагают надежную защиту, которая поможет вам защитить ваши данные от несанкционированного использования. Большинство серверных продуктов баз данных предлагают безопасность на основе учетных записей, позволяя указать, кто может видеть, какие таблицы. Даже в случае неправильного получения доступа к интерфейсу, несанкционированное использование данных запрещено защитой на основе учетной записи.

Автоматические возможности восстановления В случае сбоя системы (например, аварийного завершения работы операционной системы или отключения питания) некоторые серверные продукты баз данных имеют механизмы автоматического восстановления, которые восстанавливают базу данных до последнего состояния согласованности в течение минут, без администратора базы данных. участвовать.

Обработка на сервере Использование Access в конфигурации клиента и сервера помогает уменьшить сетевой трафик, обрабатывая запросы к базе данных на сервере перед отправкой результатов клиенту. Обработка сервером обычно более эффективна, особенно при работе с большими наборами данных.

Основные этапы использования Access с сервером баз данных

Факторы, которые следует учитывать при выборе метода

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word. Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL. Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» - типы данных для соответствующих значений.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.